De collectie van Epitaaf vzw werd nooit eerder aan een systematische inventarisatie onderworpen. Om deze collectie verder te kunnen beheren en vooral ook om ze te kunnen ontsluiten en toegankelijk te maken voor onderzoekers en voor iedereen die interesse heeft voor het funerair erfgoed is het evident dat een degelijke en systematische inventaris onontbeerlijk is.
De nood aan dergelijke systematische inventarisatie is meer dan ooit aan de orde. Het is immers nog mogelijk om informatie over de collectie in te winnen via de nazaten van de Salu’s en via de Epitaaf bestuursleden die betrokken waren bij de overdracht van de collectie aan de vzw.
Het was ook van groot belang dat de collectie geregistreerd werd in relatie tot de locatie waar de collectie zich bevindt.
Tijdens erfgoeddagen en Open monumentendagen worden regelmatig tentoonstellingen georganiseerd waar stukken uit de collectie (en uit het depot) worden gepresenteerd in de tentoonstellingsruimte.
Om het risico op vermenging van de deelcollecties uit te sluiten was een degelijke labeling van de collectiestukken noodzakelijk.
Zodoende verkreeg Epitaaf vzw in 2015 en 2016 financiële ondersteuning van de Erfgoedcel van het VGC om gedurende twee jaar een halftijdse collectieregistrator aan het werk te zetten teneinde de omvangrijke verzameling van objecten te registreren in een Adlib-databank.
Volgend stappenplan werd vooropgesteld:
- Opmaken van een inventaris van de collectie roerend erfgoed (archiefcollectie, foto’s en de collectie gipsen waarbij de verschillende deelcollectie in acht dienden te worden genomen en ook de plaatsen waar de collectiestukken zich bevinden.
- Aanbrengen van inventarisnummers op de objecten.
- Eventueel opnieuw inpakken van kwetsbare stukken in zuurvrij materiaal.
- Registratie op object- en collectieniveau in de Erfgoedbank Brussel.
- Opstellen van een collectiebeleidsplan
